eBay-Schnittstelle

Einrichtung der eBay-Schnittstelle und Abruf der Bestellungen

Wie kann eBay an orgaMAX angebunden werden und wie kann ich Bestellungen aus eBay abrufen und zur Rechnung weiterverarbeiten?

Mit der eBay-Schnittstelle können Sie Ihre eBay-Verkäufe direkt in orgaMAX einlesen und direkt weiter verarbeiten. Weitere Funktionen dieser Schnittstelle sind folgende:

  • Abrufen und Einlesen von verkauften ebay-Artikeln
  • Dubletten-Prüfung der Kundendaten beim Import
  • Import findet erst nach erfolgreich durchgeführter Kaufabwicklung durch den Käufer statt
  • Zuweisung eines Versandartikels 

Hinweis: Grundvoraussetzung für das Einlesen aller Bestellungen ist, dass die Kaufabwicklung Ihrer eBay-Verkäufe bereits komplett abgeschlossen ist. Dies erkennen Sie daran, dass neben Ihrem verkauften Artikel auf Ihrer Mein eBay-Seite eines dieser Symbole angezeigt wird:  

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Einrichtung der eBay-Schnittstelle

Bevor Sie die ersten eBay-Bestellungen abholen können, muss eine kurze Einrichtung Ihres eBay-Accounts unter orgaMAX erfolgen. Öffnen Sie dazu den Menüpunkt Stammdaten -> Einstellungen… -> E-Commerce…:

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In diesem Fenster nehmen Sie alle Grundeinstellungen für die Anbindung an eBay vor. Tragen Sie dazu die eBay-Zugangsdaten und das Land ein, mit dem Sie sich auch auf der eBay Website anmelden. Anschließend werden einige Standardinformationen hinterlegt wie z.B. die Standard-Liefer- und Zahlungsbedingung oder auch die Auftragsart, sofern der Kunde diese beim Kauf nicht selbst eingetragen hat. Falls bei der Bestellung eine abweichende Zahlungsbedingung vom Kunden ausgewählt wurde, so muss diese unter der von eBay vorgegebenen Bezeichnung unter orgaMAX vorhanden sein.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie hier.

Damit die Frachtkosten als eigene Artikelposition ausgegeben werden, legen Sie zuerst einfach einen neuen Artikel mit der Artikelnummer und Beschreibung Versand an und weisen Sie diesen hier zu. Die Kosten werden dann automatisch von eBay übergeben und die Position auf der Rechnung ergänzt.

orgaMAX bietet zusätzlich die Möglichkeit, einen Artikel für fehlende Zuordnung zuzuweisen. So können Sie auch Bestellungen zu Auftrag, Lieferschein und Rechnung weiterverarbeiten, denen Sie kein Artikel aus den Stammdaten zugewiesen haben. Legen Sie dafür zuerst einen beliebigen neuen Artikel an. Die Artikelnummer ist nicht entscheidend, ebenfalls nicht die Artikelbeschreibung und der Verkaufspreis, da später beim Abruf die Artikelbeschreibung und der Preis von eBay übernommen wird. Weisen Sie diesen Artikel dann als Artikel bei fehlender Zuordnung zu.

Zuletzt können Sie optional im orgaMAX individuelle Felder für die eBay Artikelnummer und den Auktionstitel festlegen um dieses ggf. später auch auf der Rechnung abzubilden. Um die Dubletten-Prüfung zu aktivieren klicken Sie auf Beim Verarbeiten Kunden-Dublettensuche aktivieren" und anschließend auf Einstellungen.

Schließen Sie dieses Fenster über OK, nachdem Sie alle notwendigen Einstellungen getroffen haben.

Übersicht der eBay-Verkäufe

Über den Menüpunkt Verkauf -> E-Commerce-Bestellungen -> eBay gelangen Sie zur Übersichtsseite Ihrer eBay-Verkäufe. Dort können Sie Ihre neuen eBay-Verkäufe einlesen und mit einem Klick in Auftrag, Lieferschein oder eine Rechnung umwandeln. In der Übersicht sehen Sie die Auflistung aller importierten Verkäufe Ihres eBay-Accounts:

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In der Spalte Kundenstatus zeigt orgaMAX an, ob der Kunde, die die entsprechende Bestellung aufgegeben hat, in den orgaMAX-Kundenstammdaten neu eingetragen wird, oder ob ein vorhandener Kunde aktualisiert wird. Lautet der Status Neu, kann der Kunde optional in den Kundenstamm aufgenommen werden. Der Status vorhanden-ggf. Änderung zeigt an, dass ein bereits in den Stammdaten vorhandener Kunde um neue Daten, beispielsweise Änderungen der Adressdaten, ergänzt wurde. Zusätzlich gibt es noch weitere Informationsspalten wie eBay-Vorgang, die sich aus Artikel-Nummer und Datum zusammensetzen. Über Klick auf Details am unteren linken Bildschirmrand, werden die gekauften Artikel des Kunden aufgelistet.

Abholen der eBay-Verkäufe

Nachdem Sie alle Schritte in den Einstellungen der eBay-Schnittstelle vorgenommen haben, können Sie über Verkauf -> E-Commerce-Bestellungen -> eBay Ihre Verkäufe abrufen. Rufen Sie Ihre eBay-Verkäufe das erste Mal ab, erscheint eine einmalige Anmeldung bei eBay. Hier wird die eBay-Website geöffnet, bei der Sie Ihren eBay-Benutzernamen und Ihr Passwort eingeben müssen, um sich anzumelden. Nachdem Sie Ihre Zugangsdaten eingetragen und diese bestätigt haben,  bestätigt eBay die erfolgreiche Anmeldung. Gewähren Sie mit einem Klick auf Ich bin einverstanden, dass orgaMAX auf Ihre eBay-Verkäufe zugreifen darf.

Nach erfolgreicher Anmeldung schließen Sie das Browserfenster und die eBay-Verkäufe werden automatisch abgerufen.  Um weitere eBay-Verkäufe abzurufen, klicken Sie unten rechts im Bereich auf eBay-Verkäufe einlesen…(dieser Vorgang kann je nach Anzahl der Bestellungen länger dauern):

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Hinweis: Damit die Bestellungen abgerufen werden können, muss die Kaufabwicklung abgeschlossen sein. Kontrollieren Sie gegeben falls den Status Ihrer eBay-Verkäufe unter „Mein eBay“. Neben Ihren Verkäufen muss eines dieser Symbole  sichtbar sein:

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Die Daten Ihrer Bestellung werden in eine XML-Datei umgewandelt und im orgaMAX-Programmverzeichnis im Unterordner Webshop\ImportFiles abgelegt, so dass orgaMAX die Daten einlesen kann.

eBay-Verkäufe umwandeln

Nun können Sie einzelne eBay-Bestellungen aus der Übersicht unter „Verkauf -> E-Commerce-Bestellungen -> eBay“ über einen Rechtsklick direkt in einen Auftrag, Lieferschein oder eine Rechnung verarbeiten:

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Die Weiterverarbeitung der eingelesenen eBay-Verkäufe erreichen Sie auch über den Fußbereich in der Maske mit einem Klick auf Bestellungen verarbeiten zu…, sowie durch einen Klick auf die Funktionstaste F3.

Falls sich der Kundenstatus auf Neu befindet, wird durch das Anklicken auf Bestellung verarbeiten zu Auftrag/Lieferschein/Rechnung ein neuer Kundendatensatz im Kundenstamm angelegt.

Artikelzuordnung

Sofern im Detailbereich der eBay-Bestellung als Artikelnummer (keine Angabe) erscheint, kann der Artikel aus der eBay-Bestellung noch keinem Artikel aus orgaMAX zugeordnet werden. Dies sehen Sie hier im Screenshot. Die Bestellung könnte dann nur weiterverarbeitet werden, wenn in den eBay-Einstellungen unter orgaMAX ein Artikel bei fehlender Zuordnung ausgewählt ist. Dies ist ganz oben unter Einrichtung der eBay-Schnittstelle beschrieben.

Besser wäre es, die Artikel aus der eBay-Bestellung den passenden Artikeln in orgaMAX zuzuweisen. Dies ist nur einmalig pro verkauftem Artikel nötig. Wird der Artikel dann zukünftig erneut verkaut, kann der passende Artikel von orgaMAX direkt zugeordnet werden.

Hierzu klicken Sie im Fußbereich auf den Button Details, wo Sie per Klick mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Artikel die Artikelzuordnung aktualisieren:

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Anschließend haben Sie die Option, einen neuen Artikel mit der gleichen eBay-Beschreibung anzulegen (links unten über Neuen Artikel anlegen…), oder einen bestehenden Artikel auszuwählen:

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Wenn Sie einen bestehenden Artikel aus dem Artikelstamm ausgewählt haben, können Sie den Auktionstitel direkt im Artikelstamm speichern. Es erscheint dann folgendes Fenster:

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Bei Klick auf Ja wird ein Eintrag im jeweiligen Artikel unter dem Reiter Sonstiges -> eBay Artikel-Identifikation getätigt. Durch diese Zuweisung kann bei der nächsten Bestellung des gleichen Artikels dieser Artikel aus den Stammdaten automatisch gefunden und zugeordnet werden.

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Hinweis zur Artikel-Zuordnung: Falls Sie verschiedene Artikel unter eBay anbieten, die unter orgaMAX ein- und demselben Artikel zugeordnet werden sollen, ist es nötig, den Auktionstitel auf die wichtigsten Stichwörter zu beschränken. Verkaufen Sie beispielsweise Bohrmaschinen, geben Sie dort nur die genaue Typenbezeichnung ein.

Falls Sie eine Bestellung ohne vorige Zuordnung eines Artikels zu Auftrag, Lieferschein oder Rechnung weiterverarbeiten, wird der Artikel für fehlende Zuordnung aus den Einstellungen weiter oben verwendet und um die Artikelbeschreibung und den Verkaufspreis aus eBay ergänzt. Der Nachteil hierbei ist, dass später kein genauer Umsatz über diesen Artikel eingesehen werden kann, die Artikelnummer aus eBay nicht auf dem Ausdruck steht und kein Lagerbestand über den Artikel in orgaMAX geführt wird. Der Vorteil ist, dass die Weiterverarbeitung so deutlich schneller ist, wenn die Artikel noch nicht unter orgaMAX zugewiesen wurden.

Zusätzlich prüft die eBay-Schnittstelle die Kundendaten des eBay-Verkaufs auf die im orgaMAX eingetragenen Kunden. Die Dubletten-Prüfung wird gestartet:

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Hier haben Sie die Wahl, ob Sie mit den übertragenen Daten einen neuen Kunden anlegen, oder einen bestehenden Kunden aktualisieren möchten.  Mit Klick auf Neu anlegen wird unter den Kunden-Stammdaten ein neuer Kunde mit eigener Kundennummer angelegt. Bei einem Klick auf Übernehmen wird der vorhandene ausgewählte Kunde mit den Daten aktualisiert, die beim eBay-Verkauf vom Kunden eingetragen worden sind.