Welche Einstellungen gilt es für die Verarbeitung von Aufwänden zu treffen?
Als Video Tutorial:
Zum Nachlesen:
Mit orgaMAX können Sie über die Aufwandsverarbeitung ganz einfach Ihre Aufwände erfassen, diese per Mausklick abrechnen und Ihre Kunden per E-Mail informieren.
Um Aufwände festhalten zu können, müssen im Vorfeld nur einmalig die Einstellungen dafür vorgenommen werden. Wir schauen uns hier gemeinsam die Einrichtung und Erfassung von Aufwänden in einer Servicehotline an. Über die Aufwände können aber auch Tätigkeiten innerhalb Ihres Unternehmens festgehalten werden, für die trotzdem der Zeitaufwand und die Tätigkeit dokumentiert werden soll.
Zu den Einstellungen geraten Sie, indem Sie sich unter Stammdaten -> Einstellungen… -> Aufwände begeben oder direkt den ersten Aufwand unter Verkauf -> Aufwände erfassen. Die Einstellungen für die Aufwandsverarbeitung finden Sie im oberen Bereich:
Bereich „Thema“ anzeigen: Zur besseren Übersicht und Einstufung der Aufwände sollte dies aktiv sein.
Bereich „Artikel“ anzeigen: Meist nur dann sinnvoll, wenn nicht nur mit einem Standardartikel für die Abrechnung gearbeitet wird.
„Kostenpflicht“ aktiv als Standard: Alle Aufwände werden im Standard abgerechnet. Jeder Aufwand kann aber bei Bedarf auf nicht kostenpflichtig gesetzt werden.
Statt Dauer Endzeitpunkt erfassen: Anstatt die Dauer festzuhalten kann der Endzeitpunkt eingetragen werden. In diesem Beispiel nicht aktiv.
Stoppuhr verfügbar: Eine Stoppuhr läuft bei Bedarf mit. Die Dauer kann hier trotzdem weiterhin manuell verändert werden.
Stoppuhr automatisch starten: Mit Erstellung des Aufwands läuft die Uhr mit (kann aber auch gestoppt werden).
Nach Aufwandserfassung E-Mail erstellen: Sobald der Aufwand zum ersten Mal geschlossen wird, öffnet sich eine E-Mail an den Kunden. Weitere Informationen wie Kosten und Dauer können hier individuell ergänzt werden (mehr dazu gleich).
Hinweis bei fehlender E-Mail und Kostenpflicht: Ein Hinweis beim Schließen des Aufwands, sofern diese Angaben fehlen oder geändert wurden.
Der untere Bereich der Einstellungen ist getrennt in:
Artikel für Aufwand, E-Mail für Aufwandserstellung und Artikel bei Guthabenbuchung.
Unter Artikel für Aufwand legen Sie fest, welche Informationen später auf der Rechnung an den Kunden sichtbar sind (beispielsweise die Dauer des Aufwands und der Name des Mitarbeiters). Klicken Sie dazu auf die drei … neben der Bezeichnung Artikel und legen im folgenden Fenster einen neuen Artikel für den Aufwand an. Bezeichnung und Artikelnummer können frei vergeben werden (in diesem Beispiel Aufwand).
Der Verkaufspreis sollte sich an die Taktung richten, die in den Einstellungen der Aufwände festgelegt wird, beispielsweise 1,99€ bei einer Taktung von 60 Sekunden.
Die Positionstextvorlage ist das, was Ihr Kunde später auf der Rechnung sieht. Über den Punkt Variable einfügen… auf der rechten Seite können Sie dabei allerlei Informationen automatisch darstellen.
Hier einmal als Beispiel:
Unter E-Mail bei Aufwandserstellung können Sie im Prinzip auf ähnliche Art und Weise mit Hilfe von fertigen Variablen einen E-Mail-Text vorbereiten, der Ihre Kunden nach der Erstellung eines Aufwands informiert. Dies ist optional und wird hier anhand des Beispiels einer Servicehotline gezeigt:
Unter Artikel bei Guthabenbuchung legen Sie einen Artikel für ein mögliches Guthaben fest, von dem die Aufwände abgezogen werden. Erstellen Sie dazu (ähnlich wie beim Artikel für Aufwände) einen beliebigen neuen Artikel, diesmal allerdings ohne Verkaufspreis. Es bietet sich an, hierfür einen Artikel mit Artikelnummer und Bezeichnung Guthaben anzulegen. Obwohl grundsätzlich kein Guthaben für Aufwände geführt werden muss, ist die Zuweisung eines solchen Artikels in den Einstellungen Pflicht.
