Import von Vorgängen über das E-Commerce-Modul
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Import eines Vorgangs mit orgaMAX

Wie können Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen aus einer Excel- oder CSV-Datei nach orgaMAX importiert werden?

Über den Datenimport-Assistenten im Bereich Verkauf -> E-Commerce-Bestellungen -> Webshop können Sie nicht nur Ihre Webshop-Bestellungen, sondern allgemein Vorgänge (sprich Aufträge, Lieferscheine oder Rechnungen) von außerhalb in Ihr orgaMAX importieren. Die Quelldatei muss im XLS oder auch CSV-Format vorliegen.

Wir schauen uns hier die einfachste Möglichkeit, den Import über eine XLS-Datei an.

Hinweis: Das Abrufen der Webshop-Bestellungen findet im Normalfall über das direkte Einlesen der Bestellung statt, wodurch diese Schritte entfallen würden. Dieses How-To dient einzig und allein dem Vorgangsimport der Bestellungen aus einer Quelldatei und nicht aus dem Webshop.

Vorbereitung der Excel-Datei

Obwohl der Import-Assistent keine Reihenfolge bei den einzelnen Spalten der Quelldatei vorgibt, gibt es trotzdem ein paar Dinge zu beachten. Je nachdem, wie viele Informationen mit dem Vorgang importiert werden sollen, kann diese Vorbereitung aber recht zügig geschehen.

Öffnen Sie zuerst den Menüpunkt orgaMAX -> Einstellungen -> E-Commerce -> Webshop…:

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Stellen Sie hier nun einen Standard-Artikel ein, der automatisch für die Artikel eingesetzt wird, für die keine Zuordnung gefunden werden kann. Ob diese Einstellung letzten Endes überhaupt zum Tragen kommt, hängt im Prinzip nur mit Ihrer Vorbereitung der Excel-Tabelle für den Import zusammen. Es ist allerdings kein Fehler, diese Einstellung trotzdem zu treffen.

Öffnen Sie nun Ihre Excel-Datei für den Import.

Beginnen wir mit einer Datei, die sich auf die Basis-Informationen für den Vorgangsimport beschränkt, um den Importvorgang einmal von A-Z zu zeigen. Der Import findet hier nur für einen Kunden statt, genau so können mit nur einem Importvorgang direkt Aufträge oder Rechnungen für verschiedene Kunden importiert werden. Diese Fälle werde ich weiter unten erläutern. Als Grundlage für meinen Import dienen die Artikel- und Kundendaten unseres Demomandanten. Die weiteren Pflichtfelder für den Vorgangsimport werden später noch beschrieben.

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Hinweis: Die Zeilenüberschrift in Zeile 1 ist nicht notwendig und dient nur der besseren Übersicht. 

Ich habe hier absichtlich die gleiche Bezeichnung  gewählt,  die die Felder im orgaMAX Import-Assistenten tragen. Auch dies dient nur der besseren Übersicht und ist nicht zwingend erforderlich.

In diesem Fall möchte ich einen Auftrag für den Kunden mit der Kundennummer 100 importieren.

Dieser soll einen Auftrag über die beiden Artikel A-0001 und A-0002 von mir erhalten.

Dafür ist es wichtig, dass die BestellnummerShop identisch ist. Wäre dieses Feld nicht vorhanden oder würde diese Nummer abweichen, so würden zwei separate Aufträge mit jeweils nur einem Artikel für den gleichen Kunden erstellt. 

Hinweis: Sollen also Aufträge mit mehreren Artikeln für ein und denselben Kunden importiert werden, muss die BestellnummerShop für diese Zeilen identisch sein.

Um nun diesen Auftrag zu importieren, müssen nun im Import-Assistenten die Felder zugewiesen werden, damit dieser weiß, in welcher Spalte Ihrer Excel-Datei welche Information steht. Öffnen Sie dazu den Bereich Verkauf -> Webshop-Bestellungen. Klicken Sie nun rechts unten auf Bestellungen einlesen… gefolgt von Datenimport-Assistenten starten….

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Wählen Sie jetzt die zu importierende Datei durch Klick auf das obere Ordnersymbol aus (beim oberen Datei auswählen).

Verwenden Sie eine Exceldatei aus Excel 2007 oder neuer mit der Endung .XLSX, so speichern Sie diese zuvor unter Excel erneut im Excel 97-2003-Format mit der Endung .XLS ab.

Klicken Sie danach auf Weiter, um den Datenimport-Assistenten zu starten…:

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Auf der linken Seite sehen Sie nun die Felder, die für den Import zugewiesen werden können. Je nach Komplexität der Quelldatei können diese Felder optional zugewiesen werden. Um die Felder den entsprechenden Spalten zuzuordnen, klicken Sie nun auf der linken Seite unter Felder auf das entsprechende Feld. In meinem Fall klicke ich zuerst auf BestellnummerShop, welches blau markiert wird. Klicken Sie nun auf die Spalte, die Sie diesem Feld zuordnen möchten. In diesem Fall der Spalte A. Die zugewiesene Spalte wird nun grün markiert:

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Somit wurde das Feld BestellnummerShop  der Spalte A zugewiesen. Ich weise nun noch die übrigen Felder Kundennummer und die Artikelnummer zu.  Da in der ersten Zeile meiner Excel-Datei die Überschrift steht, klicke ich unten auf Erste Zeile überspringen. Somit wird die erste Zeile, also die Überschrift, nicht mit importiert. Nachdem nun alle Felder zugewiesen sind, klicken Sie rechts unten auf Importieren.

Bestätigen Sie das folgende Fenster mit Ja. Es erscheint nun eine Meldung, wie viele Bestellungen importiert wurden:

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Prüfen Sie diese Angabe und schließen das Fenster. Unter orgaMAX werden nun die importierten Bestellungen gelistet. Um einen schnellen Überblick über die einzelnen Artikelpositionen zu bekommen, können Sie links unten die Detail-Ansicht öffnen:

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Sie haben nun über einen Rechtsklick auf eine importierte Bestellung diese direkt in einen Auftrag, einen Lieferschein oder eine Rechnung weiterverarbeiten. Auch kann ein bestimmter Kunde über Rechtsklick -> Kunden zuordnen  ausgewählt werden.

Wurde über den Import ein Vorgang importiert, zu dem keine Kunden-Nummer zugewiesen oder in Ihren Stammdaten gefunden werden konnte, so wird dieser Kunde unter der nächsten freien Kunden-Nummer automatisch angelegt.

Hier geht es zum nächsten Schritt