1. orgaMAX FAQ
  2. Finanzen
  3. Lastschriften & Überweisungen

Lastschrift: Bei Verarbeitung steht Ausdruck

Eine Lastschrift kann nicht eingezogen werden, weil unter Verarbeitung nur Ausdruck steht. Wie gehe ich vor?

Sie möchten eine Lastschrift über orgaMAX einziehen, als Verarbeitung wird Ihnen aber nur Ausdruck angeboten? Bei der Verarbeitung erscheint nur eine Druckvorschau über die fälligen Lastschriften, anstatt der Abfrage von PIN und TAN? Dann sollte dieses How-To Abhilfe schaffen.

Der Hinweis Ausdruck anstatt elektronisch:

image1Der Hinweis Ausdruck erscheint dann, wenn die Lastschrift nicht über das Online-Banking eingezogen werden kann. Dies kann verschiedene Ursachen haben:
Die Lastschriften sind erst einmal nur dann in der Übersicht unter Finanzen -> Lastschriften & Überweisungen sichtbar, wenn:

  • Das Modul Finanzen erworben wurde
  • Eine Zahlungsbedingung der Art Lastschriftverfahren in der Rechnung ausgewählt ist
  • Die Rechnung ausgedruckt wurde
  • Die Tage für die Einreichung in der Lastschriften-Übersicht in den Einstellungen für SEPA-Lastschriften erreicht ist (Menüpunkt Stammdaten  → Einstellungen → SEPA-Lastschriften…).

Kommen wir nun zum Vermerk Ausdruck. Damit dieser nicht erscheint, muss folgendes gegeben sein:

In der Bankverbindung des Kunden muss eine gültige IBAN und BIC hinterlegt sein

Öffnen Sie dazu den Kunden aus den Stammdaten und klicken auf Konditionen. Klicken Sie hier auf die Auswahl der Bankverbindung dieses Kunden und dann auf das Zahnrad:

Wählen Sie im nächsten Fenster den Button "Neu":

Prüfen Sie hier, ob IBAN und BIC korrekt hinterlegt sind. Sollten Ihnen diese Daten nicht vorliegen, können Sie diese durch den nachfolgend rot markierten Button berechnen lassen.

Prüfen Sie auch, dass die Bankverbindung und die autom. Verarbeitung aktiv sind. Schließen Sie jetzt den Kunden und öffnen die Rechnung erneut. Geben Sie am unteren Bildschirmrand die Bearbeitung frei und klicken auf den Kunden:

Klicken Sie auf aus den Stammdaten wählen…:

Wählen Sie den gleichen Kunden aus der Liste erneut aus, um die Daten der Bankverbindung in der Rechnung zu aktualisieren. Schließen Sie die Rechnung und prüfen Sie, ob der Ausdruck-Status bei der Lastschrift verschwunden ist.

Der Kunde muss ein gültiges SEPA Mandant haben

Das SEPA Mandat wird für den SEPA-Lastschrifteinzug vorausgesetzt. Da dies einer Einzugsermächtigung gleichkommt, bietet orgaMAX eine Funktion, mit der aus allen bestehenden Einzugsermächtigungen die neuen SEPA Lastschriftmandate erzeugt werden. Diese Funktion finden Sie unter dem Menüpunkt Stammdaten → Einstellungen → SEPA-Lastschriften. Klicken Sie in diesem Fenster auf SEPA - Stapelverarbeitung.

Klicken Sie hier auf SEPA Mandate aus Einzugsermächtigungen erzeugen:

Wichtig hierbei: Damit die SEPA Lastschriftmandate automatisch erstellt werden können, müssen die Kunden bestimmte Bedingungen erfüllen:

image8

Zusätzlich sollten Sie prüfen, dass die Angaben im SEPA-Mandat des Kunden korrekt hinterlegt sind. Öffnen Sie dazu den Kunden aus den Stammdaten und klicken Sie auf Konditionen. Klicken Sie hier auf die Auswahl der Bankverbindung und dann auf das Zahnrad:


Öffnen Sie die Bankverbindung des Kunden:

Es öffnet sich die Ansicht der Bankverbindungen wo bereits erstellte Lastschriftmandate angezeigt werden. Hier sollte, wie in diesem Beispiel, mindestens eins aufgelistet sein:

Besteht noch kein Firmenmandat, können Sie über Neu ein neues Mandat anlegen oder das bestehende Mandat bearbeiten:

Prüfen Sie hier die Angaben. Wichtig sind hier IBAN und BIC, sowie das Gültigkeitsdatum. Ist als Mandat das Firmenmandat gewählt, muss unter Stammdaten → Einstellungen → SEPA-Lastschriften das Erstellen von Firmenmandaten erlaubt sein.

Ihre Bankverbindung muss in der Lage sein, SEPA Lastschriften verarbeiten zu können

Begeben Sie sich nach Finanzen → Zahlungen Bank/Kasse und öffnen dort die Einstellungen der Bankverbindungen. Markieren Sie Ihre Bankverbindung, welche zum Einziehen von Lastschriften verwendet werden soll und klicken auf die oberen drei Punkte. Im Kontextmenü wählen Sie nun Kontoinformationen:

…und darin auf Kontoinformationen aktualisieren:

image15

Der Status der Lastschrift sollte anschließend auf elektronisch anstatt auf Ausdruck stehen.