Liste der Ausgangsrechnungen ohne Abschlagsrechnungen erstellen

In der Übersicht aller Rechnungen fließen auch die Abschlagsrechnungen mit in die Gesamtsumme. Wie kann ich dies umgehen?

In der Rechnungsübersicht werden alle Rechnungen aufgeführt, sowie am unteren Bildschirmrand eine Summe über die Beträge gebildet. Da hier neben den normalen Rechnungen auch die Abschlags- und Schlussrechnungen in voller Höhe aufgeführt und summiert werden, kann die Gesamtsumme einen anderen Wert als Ihren tatsächlichen Umsatz darstellen. Benötigen Sie also eine Rechnungsliste über den tatsächlichen Umsatz (ohne dass die einzelnen Abschlagsrechnungen erneut mit in den Gesamtbetrag einfließen), so ist dies problemlos möglich.

Ich zeige Ihnen dies nun anhand der orgaMAX-Demodaten, über den gleichen Weg ist es auch bei Ihnen möglich. Begeben sie sich zuerst in die Übersicht der Rechnungen  (Verkauf -> Rechnungen).  Hier ist die Spalte Rechnungsart von Bedeutung:

Steht Ihnen diese Spalte in der Übersicht noch nicht zur Verfügung, so klicken Sie auf den Menüpunkt Ansicht -> Spalten definieren…. Nun erscheint eine Box mit Feldern, die Sie zusätzlich in der Übersicht darstellen können:

Suchen Sie die Bezeichnung Rechnungsart aus der Liste, klicken Sie mit der linken Maustaste darauf und ziehen Sie die Rechnungsart oben in die Übersicht, beispielsweise neben die Zahlungsart. Erscheinen zwei kleine grüne Pfeile, lassen Sie die Maustaste los. Die Ansicht sollte nun wie im ersten Screenshot aussehen.

Fahren Sie nun mit der Maus auf die Bezeichnung Rechnungsart. Eine kleine Box mit einem Pfeil nach unten erscheint. Klicken Sie darauf. Es öffnet sich folgende Auswahl:

Setzen Sie hier die Häkchen bei Normal und Schlussrechnung. Sie erhalten nun eine Liste über alle relevanten Rechnungen bis auf die einzelnen Abschlagsrechnungen. In den Gesamtbetrag fließen die Abschläge dementsprechend nicht mit ein. Den Filter können Sie auf Wunsch am linken unteren Bildschirmrand durch Klick auf das X wieder schließen. Auch ist es möglich, diese Liste über den Menüpunkt Ansicht -> Tabelle in MS-Excel bearbeiten nach Excel zu exportieren.

Darüber hinaus ist es auch möglich, eine Tabellen-Auswertung über die Datenquelle Rechnungen nach den gleichen Filterkriterien fest zu hinterlegen. Dies bietet sich an, wenn diese Liste häufig benötigt wird. Als Nachteil ist an dieser Stelle zu sagen, dass sich die Rechnungen aus den Tabellen-Auswertungen nicht direkt öffnen lassen.