Mitarbeiterverwaltung

Mitarbeiter anlegen

Wie können neue Mitarbeiter und deren Unterschrift hinterlegt werden?

In orgaMAX können Sie jederzeit neue Mitarbeiter anlegen und diesen Mitarbeitern bestimmte Berechtigungen in der Software zuordnen. Darüber hinaus können auch Personaldaten wie Gehalt und Krankenkasse, private Kontaktdaten, eingescannte Dokumente oder ein Passbild hinterlegt werden.

Die Mitarbeiterübersicht

Wechseln Sie dazu oben unter dem Menüpunkt Stammdaten -> Mitarbeiter. Welche Personaldaten letztendlich schon in dieser Übersicht dargestellt werden, wie beispielsweise die privaten Kontaktdaten, können Sie nachher für jeden einzelnen Mitarbeiter festlegen. So bleibt die Privatsphäre und der Datenschutz sichergestellt. Über den Menüpunkt Ansicht -> Spalten definieren… können Sie übrigens weitere Spalten in die Ansicht ziehen beziehungsweise vorhandene Spalten ausblenden.

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Über Klick auf Neu am Bildschirmrand rechts unten können Sie einen weiteren Mitarbeiter hinzufügen. Sie erhalten nun einen ausführlichen Hinweis zum Thema Datenschutz, den Sie sich aufmerksam durchlesen sollten.

Das allgemeine Benutzerkonto

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Nachname und Vorname dienen der Darstellung des Sachbearbeiters in orgaMAX, Anmeldename und Kennwort hingegen sind später zur Anmeldung an orgaMAX erforderlich (das Kennwort kann auch freigelassen werden, da dies kein Pflichtfeld ist).

Um das Benutzerkonto zu aktivieren, muss das Häkchen bei Benutzerkonto zur Verfügung stellen auf der rechten oberen Seite aktiv sein. Soll der Mitarbeiter auch im Kalender und den Aufgaben zur Verfügung stehen, setzen Sie das Häkchen bei Benutzer in Kalender und Aufgaben zur Verfügung stellen.

Tipp: Falls ein Mitarbeiter Ihre Firma verlassen sollte, können Sie das Häkchen bei Benutzerkonto zur Verfügung stellen einfach entfernen und den Ex-Mitarbeiter bei Bedarf zurück in der Mitarbeiterübersicht per Rechtsklick archivieren. 

Private Kontaktdaten

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Nun befinden wir uns in den privaten Kontaktdaten des Mitarbeiters. Diese Eingaben sind keine Pflichtfelder.

Unter dem Punkt Die Daten dieses Reiters allen Benutzern in der Mitarbeiterliste anzeigen können Sie festlegen, ob die Eingaben in der Übersicht aller Mitarbeiter dargestellt werden sollen. Darunter können Sie jederzeit die Datenschutzhinweise öffnen. Bei Bedarf können Sie ein Passbild im .JPG-Format hinterlegen.

Die Eingabe der Bankverbindung bietet sich dann an, wenn Sie die Gehaltszahlungen direkt aus orgaMAX ausführen möchten. Klicken Sie in diesem Fall auf Bankverbindungen… und legen Sie im folgenden Fenster über Neu die Bankverbindung an. Zurück in der Mitarbeitermaske können Sie nun die Standard-Bankverbindung auswählen, sofern mehr als eine Bankverbindung für diesen Mitarbeiter hinterlegt wurde.

Dokumente

Unter diesem Reiter können Sie Dokumente scannen oder einfach per Drag and Drop hinterlegen.

Hinweis: Diese Dateien können ohne Zusatzmodul Dokumente PRO gegebenenfalls auch über das Windows-Dateisystem erreicht werden. Es liegt daher in Ihrem Ermessen, ob auch sensible Dokumente hinterlegt werden. Um den Zugang vor Dritten zu schützen, sollten in jedem Fall spezielle Zugriffsberechtigungen für den Ordner Dokumente im orgaMAX-Datenpfad auf dem Server vergeben werden. Beachten Sie aber, dass im Dokumentenordner auch Dokumente für Stammdaten oder Vorgänge abgelegt werden können, die eventuell  auch weiteren Benutzern unter orgaMAX zur Verfügung stehen sollen.

Unterschrift hinzufügen

Sie können bei Bedarf eine Grafik im BMP-Format als Unterschrift einbinden, beispielsweise von einem eingescannten Schriftstück. Achten Sie darauf, dass diese gut lesbar ist und die Seitenränder abgeschnitten sind.

In diesem Beispiel habe ich unter Microsoft Paint  die Ränder abgeschnitten. So sieht es im Idealfall aus, die Grafik kann aber insgesamt größer ausfallen:

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Laden Sie diese Grafik über Grafik laden… im Reiter Allgemeines / Benutzerkonto:

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