orgaMAX Online: Die Kasse im Überblick

Dieser FAQ Eintrag gibt Ihnen einen Überblick über die Handhabung der Kasse.

Dieser FAQ-Eintrag bezieht sich ausschließlich auf orgaMAX Onlinehttps://www.deltra.com/orgamax-online/

< zur Ersteinrichtung der Kasse

Hier können Sie direkt zu einem Thema springen. Wir raten Ihnen aber dazu, den kompletten FAQ Eintrag zu lesen, damit Ihnen keine wichtigen Informationen fehlen.

Aufbau der Kasse

Der Hauptbereich

Die Funktionsleiste

Die Artikelübersicht

Die Kundenliste

Der Einstellungsbereich

Der Kassiervorgang

Rabatt vergeben

Einlagen und Entnahmen

Die Kontenübersicht

Berichte und Dokumente

Der Kassenabschluss

Aufbau der Kasse

Die Bedienoberfläche des Kassensystems gliedert sich in folgende Bereiche: Kassenstreifen und Hauptbereich (hier zu sehen auf einem iPad):

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Nutzen Sie die Kasse von orgaMAX Online auf einem iPad, können Sie den Kassenstreifen jederzeit ausblenden, um mehr Artikel gleichzeitig anzeigen zu können. Tippen Sie dazu auf das Symbol links oben über dem Kassenstreifen.

Auf dem Smartphone ist jeweils nur ein Bereich aktiv. Tippen Sie dazu auf Ihrem Smartphone oben links auf Übersicht, um auf den Kassenstreifen zu wechseln. 

Der Kassenstreifen zeigt Ihnen die Übersicht über erfasste Artikel und Rabatte an. Er gliedert sich in:

  • die Funktionsleiste (die vier Symbole Person, Ordner, Diskette und Papierkorb)
  • die Positionsübersicht direkt darunter
  • der Gesamtsumme und
  • der Kassierschaltfläche
In der Funktionsleiste (die vier Symbole) sind Schaltflächen mit diesen Funktionen platziert:
  • Kundenauswahl (dazu später mehr)
  • Gespeicherte Bezahlvorgänge
  • Bezahlvorgang speichern
  • Bezahlvorgang löschen

Gespeicherte Bezahlvorgänge

Wenn Sie Bons oder auch Rechnungen für Stammkunden gespeichert haben, können Sie diese über einen Fingertipp auf das geöffnete Ordnersymbol anzeigen lassen.

Bezahlvorgang speichern

Über das Diskettensymbol lassen sich Bezahlvorgänge für Laufkunden wie Bestandskunden
zwischenspeichern.

Bezahlvorgang löschen

Über das Papierkorb-Symbol lässt sich der aktuelle Bezahlvorgang jederzeit abbrechen und der Kassenstreifen leeren. Nachdem Sie die Sicherheitsabfrage „Möchten Sie den Bon wirklich löschen“ per Fingertipp auf Bon Löschen bestätigt haben, entfernt das Kassenmodul sämtliche Positionen aus dem Kassenstreifen.

Der Hauptbereich

Der Hauptbereich zeigt Ihnen die Schnellwahltasten an und dient ebenso als Anzeigefläche für alle Funktionen rund um Kassiervorgänge sowie die Auswahl von Artikeln und Kunden.
Darüber finden Sie hier auch die Artikelsuche und die Artikelliste.

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Rechts oben neben den drei Punkten ... sehen Sie ein Symbol für einen Barcodescanner, um Artikel direkt über einen Barcodescanner suchen zu können.

Die Artikelübersicht

Mit der Suche lässt sich der Anzeige der auf de Kassenoberfläche verfügbaren Artikel schnell anhand des eingegebenen Suchwerts eingrenzen. Die Suche funktioniert dabei wie ein Filter.
Ein Suchvorgang beginnt bereits mit Eingabe des ersten Zeichens. Über das Löschen-Symbol setzen Sie das Suchfeld schnell zurück.

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Neuen (Kassen-)Artikel anlegen

Einen neuen Kassenartikel können Sie ebenfalls über die Artikelliste anlegen. Tippen Sie dafür auf das Plus-Symbol im Kopfbereich und füllen die folgenden Maske aus.

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Die Kundenliste

Über die Kundenliste können Sie nicht nur bereits bestehende Kunden zu einer Transaktion hinzufügen, sondern auch einen neuen Kunden anlegen. Öffnen Sie dazu die Liste über einen Fingertipp auf das Kundensymbol und öffnen den Dialog für einen neuen Kunden über das Plus-Icon in der Kopfzeile der Liste.

Sie haben im Folgenden die Wahl, einen Firmen- oder Privatkunden anzulegen. Möchten Sie mehr Informationen zur Ihren Kunden erfassen, als aus der Kasse heraus möglich, schließen Sie diese und wechseln in Stammdaten Kunden. Dort können Sie z.B. auch eine E-Mail-Adresse erfassen, falls Ihre Kundschaft keine gedruckten Rechnungen erhalten möchte. Kein Angst, Sie können den aktuellen Vorgang vorab speichern und nach Eingabe der Kundendaten weiterverfolgen.

Der Einstellungsbereich

Allgemeine Einstellungen für orgaMAX Online finden Sie weiterhin im Mehr-Menü aus der Hauptnavigation heraus.
Für die Kasse haben wir zusätzlich einen gesonderten Bereich integriert, den Sie über das Optionsmenü aus der Kasse heraus erreichen. Tippen Sie dazu rechts oben auf die drei Punkte..., dann auf Einstellungen.

Dieser Bereich gliedert sich aktuell in:

  • Bon-Darstellung: Hier können Logo, Fußzeile und Unternehmensinformationen hinterlegt werden
  • Hardware: Hier kann SumUp-Terminal und Bondrucker zugewiesen werden (beschrieben ist dies in der Ersteinrichtung)
  • Sonstiges: Hier können Artikelkategorien als Schnellwahltasten eingeblendet sowie festgelegt werden, ob die Kassenschublade automatisch geöffnet werden soll

Der Kassiervorgang

Per Fingertipp auf eine der Artikel-Schnellwahltasten befördern Sie die verkauften Positionen in den virtuellen Kassenstreifen am linken Fensterrand. Wiederholtes Antippen erhöht die Anzahl der verkauften Positionen.

Falls einmal Änderungen an Zahlungspositionen erforderlich sind, steht Ihnen ein komfortabler Bearbeitungsdialog zur Verfügung. Tippen Sie dazu im Kassenstreifen auf eine Position.

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In den Bearbeitungsansicht einer Position stehen Ihnen diese Funktionen zur Verfügung:

Änderungen an der Artikelbezeichnung nehmen Sie über Tipp auf das Dokumentensymbol vor.

  • Den Preis eines Artikels können Sie über das X-Symbol ändern und so Preisnachlässe von Hand festlegen.
  • Ein Artikelrabatt wird aktuell ebenfalls über eine Reduktion des Preises über das Prozentsymbol berechnet.
  • Änderungen an der Anzahl nehmen Sie über die Plus-/Minus-Symbole vor – oder Sie tippen auf die Mengen-Anzeige und geben die gewünschte Anzahl direkt über das Tastenfeld ein. Hier sind auch mit Komma separierte Werte möglich, z.B. für Artikel wie Flüssigkeiten oder solche, die nach Gewicht verkauft werden. Sie können hier bis zu drei Nachkommastellen angeben.
  • Über die Mehrwertsteuer-Buttons ändern Sie bei Bedarf den Mehrwertsteuersatz. Bitte beachten Sie dabei: Damit unerfahrenem Kassenpersonal keine folgenreichen Fehler unterlaufen, muss die Auswahl des Mehrwertsteuersatzes im Register „Sonstiges“ der Kassen-Einstellungen ausdrücklich freigeschaltet werden!  Das Kassensystem von orgaMAX Online beachtet dabei natürlich die jeweils aktuell gültigen MWSt.-Sätze.
  • Über den Button Position löschen entfernen Sie entbehrliche Artikel wieder aus dem Kassenstreifen.
  • Mit OK übernehmen Sie Ihre Änderungen in den Kassenbon, über den Linkspfeil verlassen Sie den Bearbeiten-Dialog ohne Übernahme der Änderungen. 

Diese Anpassungen haben keine Auswirkung auf die Stamminformationen der Artikel,
sondern gelten nur für den aktuellen Bon.

Möchten Sie dauerhafte Anpassungen vornehmen, wechseln Sie dazu bitte in die
Stammdaten.

Für Artikel, bei denen z.B. im Ausserhausverkauf ein anderer Steuersatz gilt, kann es im Einzelfall schneller sein, sie als gesonderten Artikel anzulegen.

Löschen einer Position

Führen Sie eine Swipe-Geste auf einer Position im Kassenstreifen aus und tippen dann auf Löschen.

Kassieren

Abgeschlossen wird der Bezahlvorgang per Fingertipp auf die Schaltfläche Kassieren am unteren linken Rand des Kassenstreifens.

Daraufhin fragt das Programm zunächst die gewünschte Zahlungsart ab. Aktuell stehen Ihnen Bar und Bargeldlos zur Verfügung.

Nachdem Sie die gewünschte Zahlungsart gewählt haben, wechselt das Programm in den Kassiermodus:

  • Bei bargeldlosen Zahlmethoden fordert das Programm Sie auf, die Zahlung am Karten-Terminal durchzuführen und anschließend über den Button Zahlung abgeschlossen zu bestätigen.
  • Bei Barzahlungen erscheint ein nummerisches Tastenfeld, über das Sie den Bar erhalten-Betrag eintippen:
Mit OK schließen Sie den Bezahlvorgang ab: Das Programm zeigt Ihnen daraufhin den Wechselgeldbetrag an. Außerdem können Sie die Anzahl der Bons ändern, die das Programm druckt.

Aktuell können keine Splittungen bei der Zahlung vorgenommen werden. Der gesamte Betrag muss also mit der aktuell gewählten Bezahlart beglichen werden.

Die Auswahl der Zahlungsart:

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Die Barzahlung:

53Barzahlung mit abweichendem Betrag:

54Wechselgeld ausgeben:

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Aktuell können Trinkgelder nicht direkt im Zahlvorgang ausgewiesen werden.
Bei der bargeldlosen Zahlung kann der Vorgang abgebrochen werden, indem die Ein-/Aus Taste des SumUp-Terminals gedrückt wird.

Rabatt vergeben

Sie können direkt in der Kasse Rabatt auf zwei unterschiedliche Arten vergeben, den Gesamtrabatt und den Individualrabatt.

56Gesamtrabatt

Über den sogenannten Gesamtrabatt können sie einen prozentualen Abzug auf jede Position auf Ihrem Kassenstreifen anwenden. Möchten Sie diesen Rabatt gewähren, öffnen Sie das Optionsmenü (die drei Punkte ...) und Tippen auf Gesamtrabatt. Im Dialog wählen Sie dann den gewünschten Wert aus und bestätigen.

Falls Sie bereits einen Gesamtrabatt eingegeben haben und im Anschluss noch eine weitere Position hinzufügen, beachten Sie bitte, dass die neue Position nicht automatisch den Gesamtrabatt bekommt. Sie müssen in diesem Fall den Gesamtrabatt neu vergeben und überschreiben damit alle möglicherweise gesetzten Individualrabatte!

Individualrabatt

Individualrabatte können Sie auf Positionsebene vornehmen.
Alternativ können Sie zu einer Rabattierung auch die Preise von Positionen ändern. Ändern Sie den Preis einer Position und wenden dann einen Gesamtrabatt an, wird dieser auf
den reduzierten Preis angewendet.

Einlagen und Entnahmen

Ihr Barvermögen in der Kasse POS verändert sich durch sämtliche baren Zahlungsvorgänge und die Ausgabe von Wechselgeld. Aber auch Einlagen und Entnahmen haben Einfluss.
Mit der Festlegung des Anfangsbestandes haben Sie bereits Ihre erste Bareinlage getätigt.
Weitere Einlagen können Sie wie schon angeführt, über das Optionsmenü (die drei Punkte ...) vornehmen.

Einlagen

Einlagen können z.B. nötig werden, wenn Ihnen das Wechselgeld ausgeht oder Sie den Kassenbestand zu Beginn des Arbeitstages erhöhen möchten. Oder ein Kunde möchte einen Bon stornieren, Ihr Kassenbestand lässt dies aber im Augenblick nicht zu.
Auf dem Verrechnungskonto werden für jeden Einlagevorgang zwei Buchungen erzeugt.
Eine Negative, die mit dem Vorgang aus dem Kassenkonto verknüpft ist und eine Positive, die sie zuordnen (verknüpfen) müssen.

Entnahmen

Ebenso sind Entnahmen ein entscheidender Faktor. Hierbei sollten Sie immer darauf achten, im Bereich Bank/Kasse Buchungen zu kontrollieren und entsprechend zuzuordnen.
Dabei gilt es zu unterscheiden zwischen Privatentnahmen, wenn Sie beispielsweise Ihr eigenes Gehalt aus der Kasse entnehmen möchten oder Entnahmen zu Firmenzwecken, um Lieferungen zu zahlen.
Eine Positive, die mit dem Vorgang aus dem Kassenkonto verknüpft ist und eine Negative, die sie zuordnen (verknüpfen) müssen.

Beispiel

Sie entnehmen aus Ihrer Kasse 1000€, um das Geld privat zu verwenden.
Diesen offenen Posten auf dem Verrechnungskonto ordnen Sie dann einer Ausgabe zu und setzen hier entsprechende Steuerkonto.
Bei Bankbuchungen muss über die Zuordnung des Betrages auf der Bank, der Posten auf dem
Verrechnungskonto ausgewählt werden.
Bei einer Einlage verhält es sich andersherum. Sie buchen eine Sonstige Einnahme (Einnahme) und verknüpfen diese mit dem offenen Posten.

Die Kontenübersicht

Mit der Einrichtung der Kasse erzeugt orgaMAX Online im Bereich Bank/Kasse zwei neue Konten.
Eines für Barbuchungen. Hier vergeben Sie in der Ersteinrichtung optional auch einen Namen, beispielsweise Ladenkasse.
Eines für bargeldlose Buchungen, dieses verwendet denselben Namen, ergänzt um das Präfix EC Transfer -.... In der Übersicht Ihrer Konten fänden Sie also im Beispiel die Konten Ladenkasse und EC-Transfer - Ladenkasse. Falls Sie SumUp verwenden, landen diese Zahlungen automatisch auf dem EC-Transferkonto.

Berichte und Dokumente

Berichte aus der Kasse werden als PDFs in den Dokumentenbereich synchronisiert und mit einem Kennzeichen (einem Systemtag) versehen. Dies sind aktuell die Kassenberichte (X-/ und Z-Bericht) sowie die Belege zu Einlagen und Entnahmen.
Ebenso werden alle Rechnungen dorthin gespeichert. Sie erhalten das Systemtag Rechnung.
In der Web-Oberfläche von orgaMAX Online finden Sie diese unter Office -> Dokumente. In der App auf Smartphone oder Tablet unter Dokumente.

Der Kassenabschluss

Laut Abgabenordnung und GoBD-Richtlinien sollen Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich
aufgezeichnet werden. Undokumentierte nachträgliche Änderungen an Kassenbuchungen sind nicht zulässig. Wenn Sie mit einer elektronischen Registrierkasse arbeiten, müssen Sie das Kassenbuch am Ende jedes Tages abschließen, an dem Bargeld-Transaktionen stattgefunden haben.

X-Bericht

Mit der Kasse erzeugen Sie bei Bedarf jederzeit einen X-Bericht (auch X-Bon genannt).
Ein X-Bericht dient nur Ihrer eigenen Information, beispielsweise zur Dokumentation des Kassenstandes beim Kassiererwechsel.

Um einen X-Bericht zu erstellen klicken oder tippen Sie im Kassenmodul auf das Symbol für das Optionsmenü (die drei Punkte ...) und wählen im Folgenden den Punkt X-Bericht erstellen.

Z-Berichte

Mit dem Z-Bericht (= auch Zählbericht oder Z-Bon genannt) dokumentieren Sie
die Anzahl und Summe Ihrer Umsätze sowie Umsatzsteueranteile seit dem letzten
Tagesabschluss (getrennt nach Zahlungsarten), Anzahl und Höhe von Bargeld-Einlagen und -Entnahmen, den rechnerisch ermittelten Soll-Kassenbestand, den tatsächlich gezählten Ist-Kassenbestand und die entstandene Kassendifferenz.

Zusammen mit den in den Kassenkonten der Registrierkasse (= Kasse POS) verzeichneten
Einzelvorgängen können Sie gegenüber dem Finanzamt so jederzeit den Verlauf Ihrer Einnahmen und Ausgaben plausibel machen.
Im ersten Schritt stellt Ihnen das Programm eine komfortable Zählhilfe zur Verfügung: Hier ermitteln und erfassen Sie den tatsächlichen Geldbestand in der Kasse.

4Sobald Sie Ihre Eingaben gemacht haben, zeigt das Programm Ihnen automatisch die Differenz zum Kassenstand laut Buchungen an. Falls der tatsächliche Kassenbestand vom Buchwert abweicht, weist das Programm Sie darauf hin, dass eine Ausgleichsbuchung erforderlich ist. Minderbeträge und Mehrbeträge müssen auf entsprechende Konten gebucht werden, dies geschieht im Hintergrund. Mit dem Abschluss wird ein ausdruckbares Dokument erzeugt. Dieses finden sie im Dokumentenbereich von orgaMAX Online. Denken Sie daran, dieses zu jedem Tagesabschluss auszudrucken und zu unterschreiben.