Anpassung der Ansichten
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Spalten definieren

Wie kann ich die einzelnen Übersichten anpassen, beispielsweise in die Rechnungsübersicht eine weitere Spalte hinzufügen?

Als Beispiel möchte ich die Zahlungsart in der Rechnungsübersicht darstellen. Dazu begebe ich mich zuerst in den Bereich Verkauf -> Rechnungen:

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Klicken Sie nun oben in der Menüleiste auf Ansicht -> Spalten definieren…. Es wird sich ein kleines Fenster Anpassen… öffnen:

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In diesem Fenster sehen Sie nun die Spalten, die Sie bei Bedarf mit in der Übersicht einblenden können.

Hinweis: Es steht Ihnen in den einzelnen Bereichen jeweils nur ein gewisser Teil an Feldern zur Verfügung, die Sie  einblenden können. Es lässt sich also nicht grundsätzlich jedes Feld darstellen, selbst wenn es Ihnen im Vorgang bereits zur Verfügung steht.

Klicken Sie nun mit der linken Maustaste auf das Feld, dass Sie direkt in der Übersicht sehen möchten (in meinem Fall die Zahlungsart. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie das entsprechende Feld oben in die Spalten-Überschrift an die gewünschte Stelle. Erscheinen nun zwei kleine grüne Pfeile, lassen Sie einfach die linke Maustaste los:

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Die weitere Spalte wird nun an dieser Stelle dargestellt. Passen Sie gegeben falls noch die Spaltenbreite an.

Auf umgekehrtem Weg können Sie überflüssige Felder auch wieder ausblenden. Rufen Sie sich dazu über Ansicht -> Spalten definieren… das Fenster Anpassen… auf. Klicken Sie nun oben in der Spalten-Überschrift mit gedrückter linker Maustaste auf die Feldbezeichnung. Ziehen Sie nun die Maus in das Fenster Anpassen… zurück. Diese Spalte verschwindet nun aus der Übersicht, kann aber jederzeit wieder mit dargestellt werden.

Zusatzinformationen einblenden

Manchmal  reichen die vorgegeben Felder nicht aus, um nötige Informationen direkt in der Übersicht darzustellen. Um dies zu umgehen, gibt es zwei Möglichkeiten, auf die ich nun näher eingehen werde. Zum einen können  in der Übersicht aller Vorgänge im Ein- und Verkauf die Anmerkungen zum Vorgang eingeblendet werden. Zum anderen können (sowohl in der Übersicht der Vorgänge als auch der Stammdaten) individuelle Felder angelegt und eingeblendet werden.

Einblendung der Anmerkungen

Öffnen Sie zuerst einen Vorgang, beispielsweise eine Rechnung. Begeben Sie sich dann links oben unter die Registerkarte Erweitert. Unter dem Punkt Sonstiges finden Sie nun die Anmerkungen (werden die Anmerkungen noch nicht angezeigt, klicken Sie einfach auf den Balken Sonstiges):

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Tragen Sie nun hier Ihre Anmerkung ein und schließen den Vorgang.

Fügen Sie dann, wie unter Punkt 2 Weitere Spalten einblenden beschrieben die Spalte Anmerkungen mit in die Übersicht. Ihre Anmerkung ist nun direkt in der Übersicht zu sehen:

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Anlegen und Nutzung individueller Felder

Eine andere Möglichkeit zur Darstellung von Informationen, die so in orgaMAX noch nicht vorgesehen sind, ist über die individuellen Felder. Davon stehen Ihnen in den einzelnen Bereichen jeweils 20 Stück zur Verfügung, in denen Sie jeweils bis zu 50 Zeichen eingeben können. Was Sie letztendlich darin eintragen, bleibt Ihnen überlassen.

Hinweis: Neben der Darstellung in den einzelnen Übersichten, ist auch eine Darstellung auf Ihren Druckformularen möglich. Dies geht zum einen über die Einbindung der Variablen im Einleitungs-, Schlusstext oder der Artikelbeschreibung, zum anderen über die Druckvorlagen selbst. Die Einbindung dieser Felder über den Vorlagen-Designer  wird ausführlich in der Dokumentation Vorlagen und Briefpapier mit orgaMAX erstellen erklärt. Darauf werde ich an dieser Stelle nicht weiter eingehen.

In meinem Beispiel möchte ich nun in der Kundenübersicht darstellen, auf welchem Weg der Kunde auf mich aufmerksam geworden ist. Da ich die Kundenkategorie bereits nutze, werde ich ein weiteres individuelles Feld mit der Bezeichnung Geworben über anlegen. Dies kann anschließend für jeden Kunden mit einem beliebigen freien Text mit bis zu 50 Zeichen gefüllt werden.

Wechseln Sie zuerst unter den Menüpunkt Stammdaten -> Meine Firma… -> Individuelle Felder:

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Hier können Sie für alle aufgeführten Bereiche die individuellen Felder aktivieren und benennen. In meinem Fall klicke ich auf Kunden. Hier setze ich das Häkchen bei Feld Kunden 1, dem ersten individuellen Feld und trage unter Feldname meine Bezeichnung Geworben über ein:

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Schließen Sie das Fenster über OK. Um nun für die einzelnen Kunden diese Information zu hinterlegen, öffnen Sie einen Kunden. Klicken Sie dann auf die Registerkarte Individuelle Felder:

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Tragen Sie nun hier die Information ein, die für diesen Kunden hinterlegt werden soll. Ihnen stehen bis zu 50 Zeichen zur Verfügung, was Sie genau dort eintragen, bleibt Ihnen überlassen.

Schließen Sie danach das Fenster über OK. Anschließend können Sie über den Menüpunkt Ansicht -> Spalten definieren… in der Kundenübersicht Ihr individuelles Feld mit in die Übersicht ziehen:

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