Wie kann ein PDF Export im ZUGFeRD-Format unter orgaMAX erstellt werden?
Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein elektronisches Format für den Austausch von Rechnungen mit öffentlichen und privaten Stellen und Unternehmen. orgaMAX bietet aufgrund der Wichtigkeit für viele Nutzer die Funktion des ZUGFeRD Exports in den Formaten:
EN 16931 und
XRechnung (mit Syntax CII 2.0.0).
Innerhalb der erzeugten PDF werden dabei die Rechnungsdaten im XML-Format (PDF-Anhang) mit ausgegeben, sodass diese elektronisch verarbeitet werden können.
In der aktuellen orgaMAX Version (ab 21.01.08.003) wird die XML-Datei neben dem PDF auch separat erstellt. Dies eignet sich für Rechnungsempfänger, welche nur die XML-Datei benötigen.
Vorab:
- Der ZUGFeRD Export ist zumindest momentan nur mit der Standardvorlage Rechnung im unangepassten Zustand möglich. orgaMAX wechselt dafür (unsichtbar für Sie im Hintergrund) kurzzeitig auf die Standardvorlage Rechnung im Auslieferungszustand. Ihre Druckvorlage wird dadurch nicht angepasst. Die Verwendung eines Briefpapiers ist problemlos möglich.
- Aktuell können 1:1 Rechnungen und normale Teilrechnungen im ZUGFeRD-Format exportiert werden.
- Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf dem aktuellen Versionstand von orgaMAX befinden. Die Updateprüfung finden Sie unter Hilfe → Online-Update.
Übersicht
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Mögliche (Vor-)Einstellungen und zum Ausführen eines ZUGFeRD Export
- XRechnung: bekannte Fehlercodes und ihre Bedeutung
ZUGFeRD Export aus der Druckansicht
Dazu finden Sie einen entsprechenden Button auf der rechten Seite in der Druckansicht:
Wählen Sie anschließend das Format EN 16931 oder XRechnung aus. Sie können das PDF im ZUGFeRD Format nun an einem beliebigen Ort speichern.
ZUGFeRD Export aus der Übersicht der Rechnungen
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine oder mehrere markierte Rechnungen. Hier haben Sie die Wahl zwischen:
- ZUGFeRD Export (EN16931)
- ZUGFeRD Export (XRechnung)
- ZUGFeRD Export (EN16931) per E-Mail versenden oder
- ZUGFeRD Export (XRechnung) per E-Mail versenden
Letzteres öffnet Ihr E-Mail-Programm mit der ZUGFeRD PDF und der XML-Datei im Anhang.
XML-Datei öffnen und verwenden
Nach dem „Drucken/Export“ der XRechnung oder ZUGFeRD -Datei liegt im ausgewählten Pfad eine XML-Datei und ein PDF mit angehängter XML-Datei.
Diese können je nach Vorgabe des Rechnungsempfängers verwendet werden.
XML-Datei aus der PDF-Datei öffnen und verwenden
Wie oben erwähnt befindet sich innerhalb der PDF-Datei eine XML-Datei mit den Rechnungsdaten. Falls Sie die XML-Datei selbst einmal einsehen wollen, ist dies über folgenden Weg möglich:
- Installieren Sie den kostenlosen Acrobat Reader
- Öffnen Sie damit die über den ZUGFeRD Export erstellte PDF-Datei aus orgaMAX
- Auf der linken Seite sehen Sie im Acrobat Reader die Anlagen. Von hier aus können Sie die XML-Datei per Rechtsklick öffnen oder speichern.
Die XML-Datei lässt sich beispielsweise mit dem Editor oder dem Internet Explorer öffnen.
Tipp: Der Dateiname der XML-Datei hängt vom jeweils gewählten Format ab:
factur-x.xml beim ZUGFeRD Export ab orgaMAX Version 20.03.128.006
x-rechnung.xml beim Export einer XRechnung ab orgaMAX Version 20.03.128.006
Sollte der Dateiname Zugferd-invoice.xml lauten, handelt es sich um den ZUGFeRD Export einer veralteten orgaMAX Version. Führen Sie in diesem Fall ein Update durch.