ZUGFeRD Export (EN 16931 oder XRechnung)

Wie kann ein PDF Export im ZUGFeRD-Format unter orgaMAX erstellt werden?

Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein elektronisches Format für den Austausch von Rechnungen mit öffentlichen Unternehmen. orgaMAX bietet auf Grund der Wichtigkeit für viele Nutzer die Funktion des ZUGFeRD Exports in den Formaten EN 16931 und XRechnung (mit Syntax CII 1.2.2). Innerhalb der erzeugten PDF werden dabei die Rechnungsdaten im XML-Format mit ausgegeben, so dass diese elektronisch verarbeitet werden können. Für Sie wird also beim Export nur eine PDF-Datei erstellt, die XML-Datei befindet sich innerhalb dieser PDF.

Vorab:

  • Der ZUGFeRD Export ist zumindest momentan nur mit der Standardvorlage Rechnung im unangepassten Zustand möglich. orgaMAX wechselt dafür (unsichtbar für Sie im Hintergrund) kurzzeitig auf die Standardvorlage Rechnung im Auslieferungszustand. Ihre Druckvorlage wird dadurch nicht angepasst. Die Verwendung eines Briefpapiers ist problemlos möglich.
  • Aktuell können nur 1:1 Rechnungen im ZUGFeRD-Format exportiert werden.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf dem aktuellen Versionstand von orgaMAX befinden. Die Updateprüfung finden Sie unter Hilfe -> Online-Update.

ZUGFeRD Export aus der Druckansicht

Dazu finden Sie einen entsprechenden Button auf der rechten Seite in der Druckansicht:

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Wählen Sie anschließend das Format EN 16931 oder XRechnung aus. Sie können die PDF im ZUGFeRD Format nun an einem beliebigen Ort speichern.

ZUGFeRD Export aus der Übersicht der Rechnungen

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine oder mehrere markierte Rechnungen. Hier haben Sie die Wahl zwischen

  • ZUGFeRD Export (EN16931)
  • ZUGFeRD Export (XRechnung)
  • ZUGFeRD Export (EN16931) per E-Mail versenden oder
  • ZUGFeRD Export (XRechnung) per E-Mail versenden

Letzteres öffnet Ihr E-Mail Programm mit der ZUGFeRD PDF im Anhang.

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Auswahl der Bankverbindung

Bei der Erstellung einer X-Rechnung ist die Information über die eigene Bankverbindung ein Pflichtfeld. Wählen Sie hier die Bankverbindung aus welche Ihr Rechnungsempfänger verwenden soll.

XRechnung-Bankauswahl

Wenn Sie im orgaMAX noch kein Bankkonto (Online oder Offline) hinterlegt haben, folgen Sie bitte unserem passenden FAQ-Eintrag dazu:

Einrichtung-eines-Online-Bankkontos

XML-Datei außerhalb der PDF-Datei öffnen

Wie oben erwähnt befindet sich innerhalb der PDF-Datei eine XML-Datei mit den Rechnungsdaten. Falls Sie die XML-Datei selbst einmal einsehen wollen, ist dies über folgenden Weg möglich:

  • Installieren Sie den kostenlosen Acrobat Reader
  • Öffnen Sie damit die über den ZUGFeRD Export erstellte PDF-Datei aus orgaMAX
  • Auf der linken Seite sehen Sie im Acrobat Reader die Anlagen. Von hier aus können Sie die XML-Datei per Rechtsklick öffnen oder speichern.
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Die XML-Datei lässt sich beispielsweise mit dem Editor oder dem Internet Explorer öffnen.

Tipp: Der Dateiname der XML-Datei hängt vom jeweils gewählten Format ab:

factur-x.xml beim ZUGFeRD Export ab orgaMAX Version 20.03.128.006

x-rechnung.xml beim Export einer XRechnung ab orgaMAX Version 20.03.128.006

Sollte der Dateiname Zugferd-invoice.xml lauten, handelt es sich um den ZUGFeRD Export einer veralteten orgaMAX Version. Führen Sie in diesem Fall ein Update durch.