Wie erstelle ich einen Aufwand mit orgaMAX?
Einen neuen Aufwand zu erstellen geht über verschiedene Wege.
Zum einen können Sie (sofern Sie sich in der Kundenübersicht befinden) per Rechtsklick auf einen Bestandskunden und dann Erstellen für -> Neuer Aufwand einen neuen Aufwand erstellen. Zum anderen können Sie aber auch direkt unter Verkauf -> Aufwände einen Aufwand erstellen.
Der Vorteil hier: Mit Erstellung eines neuen Aufwands kann bei Bedarf auch direkt ein neuer Kunde angelegt werden, zum anderen kann in dieser Ansicht auch ein Aufwandsguthaben verwaltet und diverse Auswertungen über die Aufwände geführt werden.
Beachten Sie bitte, dass folgende Darstellung variieren kann, je nachdem welche Häkchen in den Einstellungen für die Aufwandsverarbeitung aktiviert sind:
Sofern ein Hauptansprechpartner für diesen Kunden festgelegt ist, werden Kontaktperson und E-Mailadresse automatisch ausgewählt. Im mittleren Bereich kann der Mitarbeiter ausgewählt, ein Projekt zugewiesen oder der Aufwand als (nicht) kostenpflichtig eingestellt werden. Darunter wird der Beginn und die Dauer (oder je nach Einstellung der Endzeitpunkt) ausgewiesen. Diese lassen sich manuell bearbeiten. Durch Klick auf Reset wird die Stoppuhr zurückgesetzt, durch Klick auf Weiter oder Stop pausiert.
Im Thema tragen Sie in Kurzform das Thema Ihrer Tätigkeit ein, zum Beispiel Schulung oder Einrichtung. Sobald Sie hier ein Thema eintragen, steht dies für alle weiteren Aufwände als Thema zur Auswahl.
Die eigentliche Tätigkeit wird darunter eingetragen. Hier können auch individuelle Informationen eingetragen werden, die Ihre Tätigkeit am Kunden genau beschreibt.
Zuletzt kann (sofern in den Einstellungen aktiv) ein anderer Artikel für die Aufwandsabrechnung ausgewählt, die Taktung geändert und der Preis je Taktung angepasst werden.
Hier einmal ein Beispiel, wie ein fertiger Aufwand aussehen könnte:
Durch Klick auf „E-Mail“ kann jederzeit eine E-Mail daraus generiert werden. Durch Klick auf OK wird ebenfalls eine E-Mail erstellt, jedoch nur, wenn der Haken in den Einstellungen bei
nach Aufwandsverarbeitung E-Mail erstellen aktiv ist und der Aufwand neu erstellt wurde.
Welche Informationen letztendlich in der E-Mail stehen, wurde zuvor in den Einstellungen für Aufwände im Reiter E-Mail bei Aufwandserstellung festgelegt.
